Recruiting ohne
eigene Personalabteilung

Recruiting ohne Personalabteilung bezeichnet die Personalgewinnung in Unternehmen, in denen keine eigene Stelle für Personalarbeit existiert und Ausschreibung, Auswahl und Einstellung deshalb von der Geschäftsführung oder einer Führungskraft neben dem Tagesgeschäft übernommen werden. Das betrifft den größten Teil der Betriebe mit zehn bis zweihundert Beschäftigten – und es ist kein Mangel, sondern eine Frage der Arbeitsteilung. Wer ein oder zwei Stellen im Jahr besetzt, braucht keine HR-Abteilung. Er braucht einen Ablauf, der auch ohne sie funktioniert.

Warum Stellen in Betrieben ohne HR lange offen bleiben

Wenn eine Position monatelang unbesetzt bleibt, liegt das selten an der Anzeige und selten am Markt. In Betrieben ohne Personalabteilung sehe ich fast immer dieselben drei Ursachen:

1. Niemand ist zuständig. Die Anzeige ist online, die Bewerbungen landen im Postfach der Geschäftsführung – zwischen Angeboten, Reklamationen und Bankgesprächen. Eine Rückmeldung nach zehn Tagen ist dann keine Nachlässigkeit, sondern die logische Folge. Für die Bewerberin sieht es trotzdem aus wie Desinteresse, und die guten Kandidaten haben inzwischen anderswo zugesagt.

2. Das Anforderungsprofil beschreibt eine Wunschperson. Zehn Jahre Erfahrung, drei Programme, ein bestimmter Abschluss, dazu „Hands-on-Mentalität“. Was fehlt, ist die Aufgabe: Was soll in zwölf Monaten anders sein, wenn die Stelle richtig besetzt ist? Solche Profile sortieren die Falschen ein und die Richtigen aus – und sie machen jedes spätere Gespräch beliebig, weil niemand weiß, woran Eignung gemessen wird.

3. Der Entscheidungsweg ist zu lang. Zwischen dem ersten Gespräch und dem Angebot vergehen Wochen, weil ein zweiter Termin gefunden, der Mitgesellschafter gefragt oder ein Urlaub abgewartet werden muss. Wer parallel bei einem anderen Arbeitgeber im Gespräch ist, unterschreibt dort. Das ist keine Frage der Qualität, sondern des Kalenders.

Dieselben Muster beschreibt der Ratgeber Wie finde ich Fachkräfte im Ruhrgebiet? aus regionaler Sicht. Sie hängen nicht an der Region, sondern an der fehlenden Zuständigkeit – und genau die lässt sich organisieren.

Was Sie selbst tun sollten – und nur Sie

Drei Dinge kann Ihnen niemand abnehmen, weil sie Wissen über den Betrieb und Verantwortung für das Ergebnis voraussetzen:

• Den Bedarf klären. Muss die Stelle so nachbesetzt werden, wie sie war – oder hat sich der Zuschnitt verändert? Welche drei Aufgaben muss die neue Person im ersten Jahr lösen? Welche Gehaltsspanne ist realistisch und intern freigegeben? Diese Antworten sind die Grundlage für alles Weitere; wer sie auslagert, bekommt ein Profil, das zum Markt passt, aber nicht zum Betrieb.
• Das entscheidende Gespräch führen. Nicht das erste Telefonat und nicht die Sichtung der Unterlagen – aber das Gespräch, in dem geprüft wird, ob die Person zu Ihrer Führung, Ihrem Team und Ihrer Art zu arbeiten passt. Die Kandidatin arbeitet später mit Ihnen, nicht mit dem Berater. Wie Sie dieses Gespräch strukturiert und vergleichbar führen, steht unter Strukturierte Bewerbungsgespräche für KMU.
• Entscheiden und anbieten. Die Zusage, das Gehalt, der Eintrittstermin. Erfahrungsgemäß sollte zwischen dem letzten Gespräch und dem Angebot nicht mehr als eine Woche liegen. Wer diese Entscheidung delegiert oder vertagt, verliert an dieser Stelle die meisten Kandidaten.

Alles andere – Lebensläufe sichten, Absagen schreiben, Termine koordinieren, Rückfragen beantworten – ist Arbeit, die gemacht werden muss, aber nicht von Ihnen.

Was sich auslagern lässt

Fünf Aufgabenblöcke lassen sich ohne Qualitätsverlust an einen Dienstleister geben, solange Profil und Entscheidung bei Ihnen bleiben:

• Stellenanzeige. Text, Kanalauswahl, Schaltung und Laufzeitkontrolle. Die Anzeige ist die Seite, auf der jemand nachliest, den Sie angesprochen haben – sie muss stimmen, aber sie ist kein Vollzeitthema.
• Direktansprache. Die Menschen, die Sie suchen, suchen meist nicht. Sie antworten, wenn jemand sie persönlich und mit einem konkreten Anliegen anspricht. Das ist der aufwendigste Teil einer Besetzung – und der, der in Betrieben ohne HR am häufigsten unterbleibt.
• Vorauswahl. Telefonische oder persönliche Erstgespräche, strukturierter Abgleich mit dem Profil, eine kurze Einschätzung je Kandidat. Das ist wichtiger geworden: Nach einer Erhebung aus dem Sommer 2026 nutzen 61 Prozent der Bewerbenden KI-Werkzeuge für ihre Unterlagen, während der Bitkom Anfang 2026 bei 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten einen KI-Einsatz feststellte. Unterlagen sagen deshalb weniger aus als früher; die Vorauswahl braucht das Gespräch. Hintergründe im Ratgeber KI im Recruiting.
• Terminierung. Kalenderabgleich, Einladungen, Erinnerungen, Rückfragen zur Anfahrt. Kleinteilig, aber genau hier entstehen die Tage, die eine Besetzung am Ende kosten.
• Absagen. Zeitnah, respektvoll, mit einem Satz Begründung. In einem regionalen Arbeitsmarkt spricht sich herum, wie ein Betrieb mit Bewerbern umgeht, die er nicht einstellt.

Auslagern heißt nicht abgeben. Wer das Profil vorgibt, die letzten Gespräche führt und die Entscheidung trifft, behält die Kontrolle – und gibt nur die Arbeit ab, die Zeit kostet, aber kein Betriebswissen braucht.

Drei Wege im Vergleich

Für Betriebe ohne Personalabteilung kommen drei Wege infrage: alles selbst machen, einen Freelance-Recruiter oder RPO-Anbieter (Recruitment Process Outsourcing) auf Zeit einbinden oder einen Personalberater mit Erfolgshonorar beauftragen. Die Unterschiede liegen weniger in der Qualität als in Aufwand, Kostenlogik und Risikoverteilung.

Zur Einordnung der Kosten: Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) nennt rund 27,5 Prozent des Bruttojahresgehalts als durchschnittliches Honorar – Beispielrechnungen und Vergütungsmodelle stehen im Ratgeber Was kostet eine Personalvermittlung?. Dem gegenüber steht das Risiko auf der anderen Seite: Eine Fehlbesetzung kostet je nach Studie ein halbes bis drei Jahresgehälter, wie der Ratgeber Was kostet eine Fehlbesetzung wirklich? vorrechnet. Der teuerste Weg ist selten der mit dem höchsten Honorar, sondern der, der die falsche Person einstellt.

Zeitplan einer Besetzung in Wochen

Die folgende Abfolge ist ein Erfahrungswert aus der Personaldienstleistung für eine Fachkraftposition, bei der Zuständigkeit und Entscheidungsweg vorher geklärt sind. Spezialisten- und Führungspositionen dauern länger, gewerblich-technische Stellen mit hohem Wettbewerb teils kürzer – dort entscheidet oft, wer zuerst ein konkretes Angebot macht.

1. Woche 1 – Bedarf. Gespräch mit der Geschäftsführung: Aufgabe, Zuschnitt, Gehaltsspanne, Entscheidungsweg.
2. Woche 1 bis 2 – Profil. Anforderungsprofil mit Muss- und Kann-Kriterien, Gesprächsleitfaden, Anzeigentext.
3. Woche 2 bis 6 – Suche und Ansprache. Anzeige läuft, Direktansprache beginnt, Erstgespräche und Vorauswahl parallel.
4. Woche 5 bis 8 – Gespräche. Vorstellung von zwei bis drei passenden Profilen, Auswahlgespräche mit Ihnen, bei Bedarf ein zweiter Termin.
5. Woche 8 bis 9 – Entscheidung. Zusage innerhalb weniger Tage nach dem letzten Gespräch, Angebot mit Gehalt und Eintrittstermin.
6. Woche 9 bis 10 – Vertrag. Verhandlung, Vertragsentwurf, Unterschrift; Absagen an die übrigen Kandidaten.
7. Bis zum Eintritt – Onboarding. Der Eintrittstermin richtet sich nach der Kündigungsfrist der Kandidatin. Diese Zeit gehört der Vorbereitung: Arbeitsplatz, Ansprechpartner, Einarbeitungsplan für die ersten Wochen.

Rund zwei bis drei Monate bis zur Unterschrift sind damit realistisch – wenn der Prozess steht. Die meisten Verzögerungen, die ich sehe, entstehen nicht in der Suche, sondern zwischen Woche 5 und Woche 9: beim Terminfinden und beim Entscheiden.

Checkliste: zehn Punkte vor der nächsten Ausschreibung

Bevor die nächste Anzeige online geht, sollten diese zehn Punkte abgehakt sein. Jeder davon ist eine Stunde Arbeit vorher – oder mehrere Wochen Verzögerung später.

1. Die Stelle ist hinterfragt: Nachbesetzung eins zu eins oder veränderter Zuschnitt?
2. Die drei wichtigsten Aufgaben für die ersten zwölf Monate sind schriftlich benannt.
3. Muss- und Kann-Kriterien sind getrennt – und die Muss-Liste ist kurz.
4. Die Gehaltsspanne ist festgelegt und intern freigegeben.
5. Eine Person ist für Eingang, Rückmeldung und Terminierung zuständig – mit Vertretung.
6. Der Entscheidungsweg steht: Wer spricht mit, wer entscheidet, bis wann?
7. Ein Gesprächsleitfaden mit denselben Kernfragen für alle Kandidaten liegt vor.
8. Rückmeldefristen sind definiert: Eingangsbestätigung, Zwischenstand, Entscheidung.
9. Der Datenschutz ist geklärt: Aufbewahrungsdauer, Löschung, Einwilligung für den Pool.
10. Die ersten Wochen nach dem Eintritt sind geplant: Arbeitsplatz, Ansprechpartner, Einarbeitung.

Was Marcel Henke übernimmt

Je nachdem, wo es bei Ihnen hakt, gibt es zwei Wege der Zusammenarbeit. Beide sind einzeln nutzbar, keiner setzt den anderen voraus.

Die komplette Besetzung. In der Direktvermittlung übernehme ich Profil, Suche, Direktansprache, Vorauswahl und Begleitung bis zur Unterschrift – erfolgsbasiert, das Honorar wird erst mit der Einstellung fällig. Sie führen die Auswahlgespräche und treffen die Entscheidung; alles andere liegt bei mir. Wie ich dabei vorgehe, steht auf der Seite Methode.

Einzelne Bausteine. Wenn Sie selbst besetzen wollen, aber an einer Stelle Struktur fehlt, greift die HR-Beratung: die Bedarfsanalyse, wenn unklar ist, wen Sie wirklich brauchen; die Prozessoptimierung im Recruiting, wenn Kandidaten unterwegs verloren gehen; die Interviewbegleitung, wenn die Gespräche vergleichbar und belastbar werden sollen. Sitz in Essen, tätig in ganz Nordrhein-Westfalen, darüber hinaus nach Absprache.

Häufige Fragen

Was kostet Recruiting ohne eigene HR-Abteilung?

Das hängt vom Weg ab. Wer selbst besetzt, zahlt das Anzeigenbudget und – meist unterschätzt – die eigene Arbeitszeit. Freelance-Recruiter und RPO-Anbieter rechnen nach Tages- oder Monatssätzen ab, unabhängig vom Ergebnis. Ein Personalberater mit Erfolgshonorar berechnet marktüblich 20 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts – der BDU nennt rund 27,5 Prozent als Durchschnitt –, fällig erst bei Einstellung. Die Rechnung im Detail steht im Ratgeber Was kostet eine Personalvermittlung?

Wie viel Zeit muss ich als Geschäftsführer selbst einplanen?

Wenn Suche, Vorauswahl und Organisation ausgelagert sind, bleiben drei Termine bei Ihnen: das Gespräch zur Bedarfsklärung am Anfang, die Auswahlgespräche mit den zwei bis drei passendsten Kandidaten und die Entscheidung mit Angebot. Nach Erfahrungswerten aus der Personaldienstleistung sind das über den gesamten Prozess wenige Stunden – vorausgesetzt, die Termine werden zeitnah gefunden. Wer alles selbst macht, muss deutlich mehr einplanen, vor allem für Sichtung, Rückmeldungen und Terminabstimmung.

Brauche ich eine Bewerbermanagement-Software?

Für eine oder zwei Besetzungen im Jahr in der Regel nicht. Entscheidend ist, dass Eingänge, Rückmeldungen und Löschfristen nachvollziehbar dokumentiert sind – das geht mit einer geführten Tabelle und einem eigenen Postfach. Eine Software lohnt sich, wenn regelmäßig mehrere Stellen parallel laufen oder mehrere Personen am Prozess beteiligt sind. Werkzeuge, die Bewerbungen automatisch vorsortieren oder bewerten, gelten nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-Anwendung; was das für den Mittelstand bedeutet, steht im Ratgeber KI im Recruiting.

Was passiert mit den Bewerberdaten?

Bewerberdaten dürfen nur für das konkrete Verfahren verarbeitet werden; Rechtsgrundlage ist die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis (§ 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 DSGVO). Nach Abschluss des Verfahrens sind die Daten zu löschen (Art. 17 DSGVO) – in der Praxis üblich sind wenige Monate nach der Absage, damit mögliche Ansprüche nach dem AGG noch geprüft werden können. Wer Kandidaten länger im Pool behalten möchte, braucht dafür eine ausdrückliche, jederzeit widerrufbare Einwilligung mit klarer Frist. So ist es auch auf der Seite Für Bewerber geregelt: Aufnahme in den Pool nur mit gesetztem Häkchen, Speicherung 24 Monate ab dem letzten Kontakt.

Ab welcher Größe lohnt sich eine eigene Personalabteilung?

Eine feste Mitarbeiterzahl gibt es dafür nicht. Als vorsichtige Faustregel der Branche gilt: Sobald Personalarbeit dauerhaft einen spürbaren Teil einer Arbeitswoche bindet, regelmäßig mehrere Stellen parallel offen sind oder Themen wie Arbeitsrecht, Entgelt und Personalentwicklung laufend anfallen, lohnt sich eine eigene Stelle dafür – zunächst oft in Teilzeit oder kombiniert mit der Verwaltung. Bis dahin ist die Kombination aus klaren internen Zuständigkeiten und externer Unterstützung im Einzelfall meist wirtschaftlicher als eine Vollzeitkraft, die nur wenige Besetzungen im Jahr betreut.

Quellen und Stand

• Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): Honorarangabe zur Personalberatung, Durchschnitt rund 27,5 Prozent des Bruttojahresgehalts; Marktspanne 20 bis 35 Prozent – Einordnung im Ratgeber Was kostet eine Personalvermittlung?
• Studien zu Fehlbesetzungskosten (ein halbes bis drei Jahresgehälter) – zusammengefasst und vorgerechnet im Ratgeber Was kostet eine Fehlbesetzung wirklich?
• Bitkom, KI-Studie 2026: Telefonbefragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Anfang 2026; Branchenerhebung zum KI-Einsatz in Bewerbungen, Sommer 2026 – beides zitiert im Ratgeber KI im Recruiting.
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 6 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und Art. 17 Recht auf Löschung; § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses); § 15 Abs. 4 AGG (Frist für Ansprüche).
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Anhang III Nummer 4 – Beschäftigung und Personalmanagement.
• Zeitangaben und Aufwandsschätzungen sind Erfahrungswerte aus der Personaldienstleistung, keine statistische Erhebung.

Fachlich geprüft: Marcel HenkeStand: 14. September 2026Nächste Prüfung: März 2027